Типографии работают с огромным числом клиентов и внушительным количеством файлов. Все это нужно систематизировать и хранить. Если раньше типографии использовали CRM только для хранения данных, то теперь такие компании используют автоматизацию для улучшения сервиса, сокращения расходов и повышения оперативности выполнения заказов.
Как CRM решает эти задачи? Рассказываем, как «Простой бизнес» внедрял CRM для типографии и помог увеличить число повторных заказов на 7%.
Директор компании рассказал нам о том, почему решил автоматизироваться по-новому (раньше он использовал CRM только для клиентской базы).
Программа для типографии: задачи от директора
Недавно в этом же районе появилась новая типография, и наш клиент решил отстроиться от конкурентов за счет качества услуг. Директор попросил внедрить нашу СRМ для типографии и настроить:
- централизованное хранение информации;
- оперативный доступ к заказам, файлам;
- контроль доступа сотрудников к клиентской базе;
- быструю обработку входящих заявок по всем каналам;
- онлайн-контроль выполнения заказов и качества работы персонала;
- приложения для работы менеджеров в режиме мобильного офиса.
На всё это нам выделили 5 дней, после чего типография должна была снова начать функционировать в полном формате.
Этапы работ
Внедряя CRM для полиграфии, мы начали с интеграции данных, создав:
- клиентскую базу с хранением информации по заказчику, всей переписки, файлов;
- базу заявок клиентов;
- базу с доступными видами бумаги.
По просьбе директора типографии мы также настроили права доступа для сотрудников: каждый менеджер видит информацию только по своим проектам.
Кроме того, мы импортировали перечень товаров и услуг типографии в модуль бухгалтерии и склада, а затем обучили двух сотрудников работе с модулем (подготовка счетов, импорт выписок, работа с оформлением доходов и расходов и т.д.).
Также мы разработали шаблоны договоров, счетов и актов. Благодаря этому типография сможет оперативнее готовить клиентские документы.
Затем мы настроили коммуникации для более оперативного обслуживания клиентов:
- подключили SIP-телефонию с определением номера (менеджер сразу видит историю заказов клиента);
- настроили корпоративную почту для обработки заявок и рассылок спецпредложений, информации об акциях;
- настроили мультичаты и видеоконференции – для взаимодействия персонала и руководства;
- настроили приложения на смартфонах сотрудников – для быстрой реакции на запросы клиентов.
И еще несколько настроек, выполненных по просьбе директора типографии:
- внедрили несколько касс для различных оплат и контроля расходов на производстве;
- настроили расчет зарплаты сотрудников в базе обращений (% от суммы заказа);
- настроили поступление заявок по телефону, почте, с сайта в быструю обработку;
- настроили рабочую онлайн-ленту для постановки задач, контроля сроков, совместной работы штатников и фрилансеров;
- настроили статистику работы персонала для контроля качества труда и расчета зарплаты, премий;
- настроили сквозную аналитику для оценки основных показателей бизнеса и эффективности расходов на рекламу.
Печать без простоев
Мы выяснили, что компания часто работает со срочными заказами. За счет того, что СRМ для типографии хранит все данные и файлы по каждому клиенту, любая задача теперь решается быстро, в том числе в случае отпуска или увольнения менеджера. Заменяющий его сотрудник посмотрит историю заказов клиента в CRM и быстро запустит процесс производства.
В итоге, мы справились с задачами за 5 дней, как и договаривались.
Результаты внедрения CRM для полиграфии:
- компания получила готовое отраслевое решение, настроенное под специфику работы организации, и смогла приступить к работе без простоев;
- все базы типографии интегрированы – менеджер может оперативно найти заказ, письма клиента или предыдущие файлы, а также передать клиента другому специалисту;
- система онлайн-контроля нагрузки персонала помогает равномерно распределять заказы между менеджерами;
- персонализированные email-рассылки, разрабатываемые на основе истории заказов клиента, помогли увеличить число повторных заявок на 7%;
- в модуле бухгалтерии директор может посмотреть общую кассу, прибыль по менеджеру, затраты на нужды организации, а в модуле «Склад» – контролировать остатки товаров;
- типография сэкономила на внедрении, так как настройкой занимались собственные специалисты «Простого бизнеса» (у многих других CRM нет своих внедренцев, и они поручают внедрение партнерам, что стоит 150-200 000 рублей).
Хотите достичь таких же показателей? На нашем сайте мы подробно рассказываем о внедрении CRM «Простой бизнес» для типографии.