×
Россия +7 (909) 261-97-71

Управление проектами через workflow. Как наладить производство в два шага

Россия +7 (909) 261-97-71
Шрифт:
0 10286
Подпишитесь на нас в Telegram

Управление задачами в плотном потоке проектов подобно жонглированию. Упал один шар из дюжины — это уже большая проблема. Пытаться поднять — увеличивать риски уронить остальные. Забыть про него — представление будет неполным. И при любом исходе доверие к профессионализму жонглера подорвано.

Проджект-менеджеру еще сложнее. Жонглера ценят за яркое шоу, а труд проджекта должен быть максимально незаметен. Однако часто в обойме проджект-менеджера накапливается такое количество проектов, что постоянные провалы в каждом из них становятся нормой жизни. И его начинают ценить за шоу по поднятию шаров. То есть за потери ресурсов, потраченных на исправление ранее созданных проигрышных ситуаций.

Решение этой проблемы мы видим в использовании корпоративных стандартов моделей управления повторяющимися задачами. Корпоративных — потому что стандарты должны быть разработаны до момента найма проджекта. Менеджер может выбирать оптимальное решение для конкретного проекта/команды самостоятельно, исходя из заранее описанных регламентов, а не изобретать новые правила игры для каждого нового случая.

Основа стандартов — 2 типа документов

Воркфлоу (англ. workflow — «поток работ»)

Если новичок не сможет за 1 минуту разобраться, как устроено взаимодействие между участниками проекта и на какие этапы делится выполнение услуги, перед нами плохой воркфлоу. Хороший документ позволяет профессионалу за 5 секунд понять, на ком именно застрял процесс, если проект вдруг встал.

Регламенты

Регламенты детализируют воркфлоу, описывая, как именно происходит приемка-передача информации/данных/материалов и какая технология стоит за выполнением каждой задачи.

Мы настроили бесперебойную работу в продакшене «Кинетики» в 2 этапа:

Шаг 1. Определяем единый процесс работы

Ключевые вопросы для формирования единых коммуникационных потоков:

● Какова последовательность работ?

● Кто несет ответственность за каждый этап?

● Какова последовательность коммуникации между сотрудниками/отделами?

● Какие именно происходят коммуникации?

В каждом регулярном процессе задействованы одни и те же специалисты. В коммуникации принимают участие 4 стороны: Специалисты, PM (проект-менеджер), АМ (аккаунт-менеджер) и Клиент. Одна из задач PM — строго следить за этапами производства и последовательностью коммуникаций.

Для наглядного представления взаимодействия мы разбили работу по каждой услуге на блоки:

workflow.jpg

В схеме используются следующие обозначения:

shifr.jpg

Реализация воркфлоу через блок-схемы позволяет отразить большое количество информации в сжатом объеме.

Возьмем один фрагмент:

fragm.jpg

Интерпретация:

  • Проджект-менеджер ставит задачу на формирование гипотез (1) стратегу, который совместно с оптимизатором формирует гипотезы и передает их PM через согласование (где PM проверяет соответствие гипотез с брифом).
  • PM формирует техническое задание на внесение правок на сайт (2) и передает его стратегу, который совместно с оптимизатором и разработчиками вносит эти изменения (3) через интерфейс VWO (Visual Website Optimizer) и, если есть гипотезы, которые стандартными средствами VWO проверить нельзя, ставит задачу разработчикам на программирование вариации.
  • После выполнения задания стратег информирует PM о готовности к запуску, PM проверяет, тестирует вариацию и дает добро на запуск тестирования. Это считается сдачей работ (4).

Детализацию я описал в регламенте: как именно ставить задачи, где брать шаблон для заполнения гипотез, как правильно их генерировать, как тестировать и т.д. Обычно регламентами пользуются новички или джуниоры, а опытные специалисты обращаются только к воркфлоу, т.к. правила работы и технологии им уже известны и находятся в оперативной памяти.

Шаг 2. Ретроспективы. Делаем поток более эффективным

Большой плюс такой схемы — возможность ретроспективы проектов, когда нужно разобрать сбой или какую-то проблему при ведении проекта. Руководителю отдела или директору в этом случае понятно: кто, что и когда делал, с кем общался. За несколько секунд можно определить, на каком этапе возникла проблема и где следует поправить регламент, чтобы ошибка не повторялась.

То же самое относится и к сотрудникам, принимающим участие в проекте; каждый может быстро вспомнить, где у него возникают проблемы в работе, а руководитель оперативно исправит эти моменты.

Наверняка, у многих есть талмуд (своя wiki), где написано «все то же самое». Это здорово, но ускоренное восприятие информации через схему — весомый аргумент в пользу воркфлоу. Опыт показывает, что, по сравнению с текстовыми записями или mindmap-схемами, такой воркфлоу откладывается в памяти в разы быстрее.

Актуализация воркфлоу и синхронизация бизнес-процессов

Необходимость в этом возникает в двух случаях:

1. Добавлена или изменена услуга.

2. В существующем процессе найден баг (неточность/неполнота/нарушены этапы).

По последнему пункту актуализация составляет 90% работы.

Для того чтобы это было проще реализовывать, рекомендую следить за строгостью исполнения работ в связке CRM-Воркфлоу-Регламенты-Система управления проектами:

● Названия задач и название процессов должны быть строго одинаковыми во всей связке.

● Вложенность задач/процедур должна точно отражать структуру задач/хранения документов.

Названия и связи (я делаю их стрелками в xmind) помогут быстро увидеть, как изменения в одном элементе повлияли на остальные процессы. В сфере интернет-рекламы такие связи довольно сильны, изменения в составе услуги несут корректировки в бюджетировании, а это влияет на договорные обязательства, прайс и коммуникации между исполнителями.

Баги во взаимодействии будут находить и сотрудники (но лучше на них не надеяться), и вы при аудите выполнения задач и фидбеков клиента. Но стоит выделять только повторяющиеся сигналы/недовольства/пожелания, а не бросаться править процессы по первому звонку клиента, ведь обновление процедур — непростой этап, который делится на:

● Внесение изменений в регламентирующие документы;

● Уведомление об изменениях заинтересованных лиц;

● Контроль внедрения изменений (95% времени).

Зачастую все это требует серьезных временных затрат высокооплачиваемых сотрудников.

Разрабатывая воркфлоу, не стоит забывать о том, что чрезмерная упорядоченность ведет к тому, что на ее поддержание приходится тратить слишком много времени, а значит, и денег.

Ошибки и неточности есть везде и после определенной отметки, борьба с ними обходится дороже, чем потери от них самих. В то же время тотальный контроль – удовольствие дорогое и сомнительное. Понимание того, какой именно объем процедур требует описания, приходит с опытом. Мне для этого потребовался год непрерывной практики, и теперь я постоянно вижу улучшения.

Итак, в управлении повторяющимися задачами важна согласованность работы команды и менеджера проектов. Ключевую роль в этом играют наглядное описание (бизнес-) процессов и удобство работы с этими файлами. 

Есть о чем рассказать? Тогда присылайте свои материалы Марине Ибушевой


Новые 
Новые
Лучшие
Старые
Сообщество
Подписаться 
Подписаться на дискуссию:
E-mail:
ОК
Вы подписаны на комментарии
Ошибка. Пожалуйста, попробуйте ещё раз.
Отправить отзыв
ПОПУЛЯРНЫЕ ОБСУЖДЕНИЯ НА SEONEWS
Как мы увеличили число посетителей сайта на 89 000 человек и индекс качества на 30 единиц за 4 месяца
Никита Ширяев
4
комментария
0
читателей
Полный профиль
Никита Ширяев - Здравствуйте, 1. ТЗ на создание контента, это всего лишь одна из задач, которую мы делаем на проекте. 2. Получаемый текст обязательно проходит проверки на спам. 3. ТЗ на создание контента, это ориентир для авторов. 4. Как раз таки ТЗ помогает не переспамить в тексте, так как мы замеряем показатели ТОПа и ориентируемся на него. И опять приведу Вам скриншот, который подтверждает постоянный рост рейтинга домена. DR имеет сильную прогрессию.
Топ-10 SEO-курсов на 2024-2025 год для вашего роста
Виталий
1
комментарий
0
читателей
Полный профиль
Виталий - Вот тоже хороший курс для старта в сео -docs.google.com/document/d/1Qs7xVx4u3MZeuh8jf8s70NuIEYIuXVgtttaLMxADIsk/edit. Я много чего почерпнул для себя.
Авторы на RUTUBE теперь могут загружать видео в формате серий
Наиль г.Пенза
4
комментария
0
читателей
Полный профиль
Наиль г.Пенза - Ну что вы принимаете мою заявку? Или удалиться с "тихой грустью". А моих фото пока нет,они у меня удалились с Галереи, когда покупал себе смартфон. На фото пока моя дочь,сам я лежу в каридологие, сами понимаете какая у меня будет фотография
Рейтинги сайтов по отзывам в выдаче Яндекса: откуда берутся и как их улучшить
Romano
2
комментария
0
читателей
Полный профиль
Romano - дополнение: такие оценки не отображаются, но участвуют в общем рейтинге
Мастер-класс по использованию операторов Wordstat: повышаем эффективность сбора семантики
Старый сеошник
3
комментария
0
читателей
Полный профиль
Старый сеошник - Ну это же просто рекламная статья ради обратной ссылки)))) Куча воды по абсолютно базовой информации. Справка Яндекса описала все тоже самое, но в 8 раз короче yandex.ru/support2/wordstat/ru/content/operators Ок, про историю запроса там нет. Но это же просто в интерфейсе кнопка)
SEO-продвижение сайтов клиник
Дмитрий Севальнев
123
комментария
0
читателей
Полный профиль
Дмитрий Севальнев - Вау, мощно!
Настоящий квест: как увеличили трафик на сайт сети компьютерных клубов в 19,5 раз, а число конверсий в 42,5 раза
Владлен
1
комментарий
0
читателей
Полный профиль
Владлен - Интересно, есть только вопрос по ссылкам, в каком диапазоне стоимость ссылки была, ведь судя по скринам за 5 месяцев было куплено 10 ссылок
Как вырастить трафик из блога в 9,7 раз за год. Кейс
Сергей Шабуров
1
комментарий
0
читателей
Полный профиль
Сергей Шабуров - Константин, здравствуйте! Лид-формы у нас прямо в статьях, так что трафик идет с самих статей.
В какой поисковой системе продвигать финансовый сайт: выводы исследования Sape
Sape
3
комментария
0
читателей
Полный профиль
Sape - Добрый день! Спасибо за вашу обратную связь. Да, действительно, метрика DA не обновляется последние три месяца из-за проблем с поставщиком данных. Мы уже работаем над этим, в ближайшее время исправим. На данный момент для отбора сайтов в системе доступны десятки других метрик, которые обновляются регулярно. Касательно цен — с ними всё в порядке. Если у вас есть вопросы относительно ценообразования, мы готовы на них ответить. Благодарим, что поделились мнением. Мы всегда рады конструктивному диалогу!
В сети появилась хакерская программа, выдающая себя за YouTube
Гостьвыарпварваиваи
1
комментарий
0
читателей
Полный профиль
Гостьвыарпварваиваи - Гуддбайдпи норм работает))))
ТОП КОММЕНТАТОРОВ
Комментариев
910
Комментариев
834
Комментариев
554
Комментариев
540
Комментариев
483
Комментариев
389
Комментариев
373
Комментариев
262
Комментариев
249
Комментариев
171
Комментариев
156
Комментариев
141
Комментариев
123
Комментариев
121
Комментариев
100
Комментариев
97
Комментариев
97
Комментариев
96
Комментариев
80
Комментариев
77
Комментариев
74
Комментариев
67
Комментариев
64
Комментариев
60
Комментариев
59

Отправьте отзыв!
Отправьте отзыв!